Corona-Pandemie: Fragen und Antworten zu den aktuellen Regelungen am MPQ

Bitte informieren Sie sich regelmäßig auf folgenden Quellen:

Weblink zu Ihrem E-Mail-Postfach: https://webmail.mpcdf.mpg.de/login.php

Weblink zu Ihrem E-Mail-Postfach für Verwaltungsmitarbeiter (Betriebsleitung, Buchhaltung, Einkauf, EU-Büro, Personalverwaltung): https://email.gwdg.de

Infoseite der MPG in MAX: https://max.mpg.de/News/Pages/Umgang-mit-dem-Corona-Virus.aspx

Informationsseite über geltende Maßnahmen am MPQ: https://www.mpq.mpg.de/6218105/corona-security-measures

DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

Das Institut befindet sich seit Montag, 16.03.2020 im stark eingeschränkten Betriebszustand mit einer Minimalbesetzung an Mitarbeitenden am Institut.

• Mitarbeitende, die derzeit nicht ins Homeoffice wechseln können oder nur bedingt Homeoffice-fähig sind, wie z. B. Werkstatt, Haustechnik, Techniker, Laborverantwortliche Wissenschaftler, Teile des Einkaufs und der Personalabteilung arbeiten nur noch in rotierenden, sich zeitlich wechselnden Teams ohne gegenseitigen Kontakt. In den Laboren gilt als grobe Regel: max. zwei Personen pro 40 qm² Fläche.
• Alle anderen Mitarbeitenden arbeiten soweit möglich im Homeoffice.
• Dienstreisen bleiben bis auf weiteres nicht genehmigungsfähig; gebuchte Dienstreisen sollen storniert werden. Die Kosten dafür werden übernommen. Sprechen Sie in Zweifelsfällen mit Ihrem direkten Vorgesetzten.
• Alle Veranstaltungen und Gästebesuche sind abzusagen. Sämtliche Tagungen und Workshops sind vorerst ausnahmslos abgesagt. Besprechungen dürfen nur mit den eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden ohne externe Gäste. Hygiene- und Abstandsregelungen müssen dabei eingehalten werden, womit sich die Zahl der Besprechungsteilnehmer entsprechend der Raumgröße reduziert. Zwischen zwei Personen sollte immer mindestens 1,5 Meter Abstand eingehalten sein.

Dauer: Im Moment können wir noch nicht absehen, wie lange der eingeschränkte Betrieb andauern wird, jedoch gehen wir mindestens von einem Zeitraum bis zum 31. Mai 2020 aus. Dann wird die Institutsleitung die Lage wieder von Neuem bewerten.

Maskenpflicht

Muss ich bei der Arbeit eine Maske tragen?

Seit dem 28. April 2020 herrscht am Institut eine generelle Maskenpflicht. Diese gilt für alle Bereiche des Instituts, inkl. für die Arbeit in den Laboren, außer wenn Personen sich in Laboren und Büros alleine aufhalten. Nur dann und zum Essen darf die Maske abgesetzt werden. An dieser Stelle bleibt zu betonen: Die Masken sind kein Ersatz für die Abstandsregeln, sondern ein zusätzlicher Schutz. Es besteht trotz Maske ein Infektionsrisiko, wenn Menschen sich damit zu nahekommen. Auch mit Maske gilt es, die Abstandsregeln von mindestens 1.5 Metern, besser zwei Metern einzuhalten. Händewaschen und physischer Abstand bleiben weiterhin die effektivsten Mittel, um sich und andere vor einer Infektion zu schützen.

Woher bekomme ich die Maske?

Wir stellen allen Mitarbeitern eine Maske zur Verfügung, die sie sich morgens bei der Pforte abholen können. Bitte desinfizieren Sie unbedingt Ihre Hände, bevor Sie eine Maske anfassen und aufsetzen. Wir haben aktuell genug Masken vorrätig, um Mitarbeitern am Institut täglich eine neue Maske auszuhändigen. Dennoch begrüßen wir es, wenn Mitarbeiter eigene Masken mitbringen.

Mittlerweile stehen auch individuell anpassbare Mund-Nase-Masken zur Verfügung, die in der Warenannahme abgeholt werden können. Die Masken werden selbst zusammengebaut und können dadurch individuell an die Gesichtsform angepasst werden.

Die Masken sind ab sofort als 5er Pack oder einzeln in der Warenannahme erhältlich. Hier finden Sie eine genaue Anleitung, um die Maske zusammenzubauen: https://www.schreiner-group.com/de/masken

Was passiert, wenn das Institut schließen muss?

Sollte das Institut vorübergehend schließen, gilt für alle Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein striktes Zutrittsverbot. Davon ausgenommen ist das systemkritische Personal, das im Notfallplan definiert wurde. Alle Mitglieder des Notfallteams sind über ihre Rollen und Zuständigkeiten informiert. Die restliche Belegschaft arbeitet soweit möglich im Homeoffice weiter; im Zweifelsfall sind die Möglichkeiten eines mobilen Arbeitsplatzes mit dem direkten Vorgesetzten abzustimmen. Der Entgeltanspruch bleibt dabei für alle Mitarbeitenden bestehen, unabhängig davon ob die Tätigkeit im Homeoffice ausgeführt werden kann oder nicht. Das gilt für eine Schließung seitens der Institutsleitung sowie der Behörden gleichermaßen.

Unter welchen Umständen muss oder wird das Institut den Betrieb vorübergehend schließen?

Die Umstände, unter denen eine vorübergehende Schließung des Instituts erforderlich sein wird, können wir aktuell nicht voraussagen. Die Gesundheit unserer Mitarbeitenden sowie die weitere Eindämmung des Virus stehen bei diesen Überlegungen an erster Stelle. Eine die Schließung des Instituts betreffende Entscheidung wird in enger Absprache mit dem Gesundheitsamt und der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft erfolgen. Bitte behalten Sie die oben genannten Kontaktkanäle immer im Auge.

Wie wirken sich die neuesten bayerischen Ausgangsbeschränkungen, gültig ab dem 21. März 2020, auf den Betrieb des Instituts aus?

Der aktuelle, reduzierte Institutsbetrieb bleibt weiter bestehen. Dienstwege zur Arbeitsstätte sind weiterhin gestattet. All diejenigen, deren Präsenz weiterhin am Institut erforderlich und geregelt ist, können weiterhin dort erscheinen. Es ist nach aktueller Lage KEIN Passierschein notwendig, um den Dienstweg anzutreten. Im (unwahrscheinlichen) Fall einer Nachfrage der Polizei genügt, die Benennung der Arbeitsstelle und des Arbeitsortes. Nichtsdestotrotz haben wir eine Unabkömmlichkeitsbescheinigung erstellt, die Mitarbeiter, die ans MPQ kommen müssen, bei ihren Sekretariaten oder Vorgesetzten erhalten können.

Urlaubsanträge

Ich habe für die kommenden Wochen/Monate Urlaub für eine Reise beantragt, kann diese aber wegen der Krise nicht antreten. Darf ich den Urlaub auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr verschieben?

Wir verstehen, dass die Corona-Krise die Pläne vieler Menschen durcheinanderbringt. Daher räumen wir die Möglichkeit ein, bisher beantragten Urlaub auf später im Jahr zu verschieben. Aber: Wenn viele Mitarbeiter für dieselben Zeiträume vornehmlich dann im zweiten Halbjahr des Jahres Urlaube beantragen, können individuelle Terminwünsche unter Umständen nicht mehr berücksichtigt werden. Wir bitten die Mitarbeiter daher, sich eigenständig in ihren jeweiligen Teams und Abteilungen über Urlaubsvorhaben zu einigen, damit frühzeitig Lösungen gefunden und später so viele Wünsche wie möglich berücksichtigt werden können. Zudem bitten wir, Resturlaubstage aus dem Jahr 2019 nach Möglichkeit im ersten Halbjahr dieses Jahres zügig abzubauen. Momentan gehen wir davon aus, dass unser Institut im zweiten Halbjahr wieder in einen höheren Betriebsmodus wechseln kann. Bitte bedenken Sie, dass wir dann eine entsprechende Personalstärke vor Ort benötigen, um die bis dahin aufgestauten Arbeiten zu bewältigen.

Dienstreisen

Ich möchte meine Dienstreisen in ein Nichtrisikogebiet stornieren. Werden die Kosten übernommen?

Ja. Wir empfehlen allen Mitarbeitenden, bis auf weiteres alle Dienstreisen zu stornieren. Eventuell anfallende Stornierungskosten übernimmt das Institut. Halten Sie bei Fragen Rücksprache mit dem direkten Vorgesetzten. 

Homeoffice/ Kinderbetreuung

Können Mitarbeiter freigestellt werden, die aufgrund ihrer speziellen Tätigkeit nicht im Homeoffice arbeiten können?

Den Begriff des Homeoffice dürfen wir in diesem akuten Sonderfall sehr weitreichend und großzügig definieren. Mitarbeiter, die sich über die möglichen und angemessenen Tätigkeiten unsicher sind, können dies mit ihren direkten Vorgesetzten besprechen. Wir sind optimistisch, mit kreativen Ansätzen für jeden Einzelfall eine passende Regelung finden zu können. 

Für Arbeitsgruppen, deren Anwesenheit teilweise am Institut erforderlich ist, gilt: Bilden Sie in Absprache mit Ihrem direkten Vorgesetzten Teams, die sich rotationsweise am Institut abwechseln.

Darüber hinaus ist es weiter möglich, Urlaubstage, den Abbau von Überstunden oder eine unbezahlte Freistellung zu beantragen. Auch das kann von zu Hause ohne physische Präsenz am Institut aus erfolgen und ist – wie sonst auch – durch den direkten Vorgesetzten genehmigungsfähig.

Welche Regelung gilt für Gastwissenschaftler, Bachelor- und Masterstudenten?

Wissenschaftler mit Gastverträgen sowie neue Bachelorstudenten, die noch auf Einweisung vor Ort am Institut angewiesen sind, haben momentan keinen Zugang zum Institut. HiWi Tätigkeiten sind bis auf Weiteres am Institut nicht gestattet.

Kann eine bezahlte Freistellung bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgen, wenn Kitas bzw. Schulen geschlossen bleiben?

Mitarbeiter, mit denen der TVöD vereinbart wurde und die ihre Kinder aufgrund der Schließung von Kita oder Schule zu Hause betreuen müssen, können gem. § 29 Abs. 3 Satz 1 TVöD bis zu zwanzig Tage im Jahr unter Fortzahlung der Bezüge von der Arbeit befreit werden. Sie müssen diese Zeit nicht nacharbeiten. Diese Regelung gilt nur für betreuungspflichtige Kinder unter 12 Jahren und sofern es Eltern nicht möglich ist, eine alternative Betreuung zu organisieren. Für Mitarbeiter, die ihre Wochenarbeitszeit an weniger als fünf Tagen verrichten, vermindert sich der Anteil entsprechend. (Anmerkung: dies ist vergleichbar mit der Regelung beim Urlaubsanspruch)

Die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens sind vorrangig zu nutzen. Unter den gegebenen Umständen werden auch hier die Optionen für das Homeoffice großzügig ausgelegt. Bitte sprechen Sie die Möglichkeiten hierzu mit Ihrem Vorgesetzten ab.

Ist Arbeiten im Homeoffice nur mit Institutsrechnern und unter Herstellung der VPN-Verbindung möglich?

So lange die Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten werden, kann auch im Homeoffice mit Papier oder anderen Medien sowie eigenen Rechnern gearbeitet werden. Die Frage, ob die jeweiligen Tätigkeiten „Homeoffice tauglich“ sind, entscheidet die/der jeweilige Vorgesetzte konkret in jedem Einzelfall.

Wie erfasse ich meine geleisteten Arbeitsstunden im Homeoffice?

Alle nun im Homeoffice befindlichen Mitarbeitende füllen für die Dauer der Telearbeit folgendes Formular aus.

Dabei ist Folgendes zu beachten: In dem derzeit stark reduzierten Institutsbetrieb kann maximal die Regelarbeitszeit gutgeschrieben werden. Gleiten ist damit weiterhin gemäß Betriebsvereinbarung möglich. Darüberhinausgehende Arbeitszeiten müssen vorher mit dem Vorgesetzten abgestimmt und genehmigt werden.

 Für Tage, an denen entsprechend der Regelarbeitszeit gearbeitet wird, können Sie aus Gründen der Einfachheit in den Spalten für die Zeitangaben auf die Uhrzeitangabe zu verzichten (Spalte C, D, E können einfach freigelassen werden) und bei Arbeitszeit (Spalte F) einfach „Regelarbeitszeit“ einfügen. Dann wird Ihnen an diesem Tag die reguläre Arbeitszeit gutgeschrieben (bei Vollzeitkräften montags bis donnerstags 8:18 und freitags 5:48). Falls Sie an einem Tag weniger als die Regelarbeitszeit gearbeitet haben, füllen Sie bitte alle Spalten aus und geben die tatsächliche Arbeitszeit an.

Bitte reichen Sie das Formular am Monatsende per Email bei Frau Limmer ein (elisabeth.limmer@mpq.mpg.de).

COVID-19 Fälle, Quarantäne und „normale“ Erkrankungen

Meldung von COVID-19 Verdachts- und Krankheitsfällen. Wohin soll ich mich wenden?

Im Verdachts- sowie im Erkrankungsfall mit COVID-19 nehmen Sie bitte unverzüglich Kontakt zur Institutsleitung auf. Die Kontaktpersonen sind Immanuel Bloch (immanuel.bloch@mpq.mpg.de) und Adelbert Piehler (adelbert.piehler@mpq.mpg.de).

Ein Mitarbeiter steht offiziell unter Quarantäne. Werden die Bezüge weiterhin bezahlt?

Ja. Arbeitnehmern, die nach § 30 Infektionsschutzgesetz (IfSG) vom zuständigen Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt wurden, steht für die ersten sechs Wochen eine Entschädigung in Höhe des Verdienstausfalls zu (§ 56 IfSG), die vom Arbeitgeber ausgezahlt werden muss. Diese wird dem Arbeitgeber auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet.

Wie sind generelle Krankschreibungen in der aktuellen Sondersituation geregelt?

Erkrankte Personen sind nach den Regelungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes unter Fortzahlung des Entgelts von der Arbeit befreit.

Hinsichtlich der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gibt es eine Neuregelung: die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) und der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung haben sich darauf verständigt, dass Patienten mit Erkältungssymptomen ab sofort nach einer telefonischen Rücksprache mit ihrem Arzt bis zu sieben Tage krankgeschrieben werden können. Ein Besuch in der Praxis ist nicht zwingend nötig. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist dem Arbeitgeber wie gewohnt vorzulegen. Diese Regelung soll vorerst für vier Wochen, gerechnet ab dem 10.03.2020, gelten.

  (KJ)